随着现代社会的飞速发展，需要分析和处理的信息量是巨大的，描述和反映每件事物的信息也是方方面面的，为方便人们分析处理事务，人们接收信息的方式必须是简单、直接、直观、通用并且有序（能够智能控制）。

传统的会议系统主要是指会议扩音，即只能通过语音传播会议信息。仅仅靠简单的模拟放大语音来传播（发言者）和接收（听众）信息，传播者无法讲清事物的全貌，接收者印象也极不深刻，根本不能满足信息社会的需求。

随着计算机多媒体技术和数字化技术的发展，出现了全新概念的多媒体会议系统。它能够通过声音、图像、文字发布信息，即能够在大屏幕投影显示计算机的图文信息和录像资料、电视以及需要讨论演示的书籍、图纸、胶片、实物（通过视频演示仪）和电话会议图像、发言人图像、会议场景等，即传播信息的来源不仅仅局限于会场内，还包括与会场连接的网络、全球INTLET网络、远程电视电话系统、通信系统、其他如110指挥、城市监管、远程现场采集等等系统组成；也能通过数字会议系统控制会议进程、通过表决系统收集代表反应，并且可通过同声翻译系统实现不同语种的人们实时地交流信息。而对于整个庞大的系统控制的全部操作（包括环境灯光），都集中到一个图文并茂的液晶触摸屏或计算机控制，做到了非专业人员开会时自己控制会议设备、进程等。

现代化的电子会议厅已是各单位各部门必需设施，是一个单位现代化的一个重要标志。